في إطار التدبير المالي للميزانية؛ يشمل التوثيق المالي، عمليات مسك السجلات والدفاتر المحاسبية ( مسك السجلات المحاسبية ) بالإضافة إلى حفظ كل وثائق الإثبات والمستندات والمحاضر التي ارتكزت عليها كل العمليات المالية خلال سنة مالية بعينها

 وتعتبر السجلات المحاسبية بمثابة وثيقة أساسية تستند إليها جميع المعاملات المالية، وتتيح للمستعملين الحصول على المعلومات الكافية حول طبيعة العمليات المنجزة كما يستند إليها عند تسليم المهام بمناسبة تغيير أمين المال أو رئيس الجمعية

غير أن مسك السجلات والدفاتر المحاسبية وحفظ الوثائق لا ينحصر في مستوى تخزين المعطيات والمعومات المالية، بل يتجاوزه إلى إصدار التقارير وإبلاغ المعلومة الصحيحة للأجهزة المسؤولة أو المانحة قصد اتخاذ التدابير والقرارات المناسبة. وتمسك هذه السجلات في دفاتر موحدة، مرقمة الصفحات ومؤشر عليها من طرف الرئيس وعضو من المكتب غير أمين المال. ويشار في الصفحة الأولى إلى عدد صفحات السجل

وعليه فإن مبدأي الوضوح والشفافية في التسيير المالي يقتضيان مسك السجلات والدفاتر المحاسبية التي يتسنى من خلالها تتبع المداخيل والمصاريف بشكل يومي

مسك السجلات المحاسبية

السجل اليومي للعمليات لـ مسك السجلات المحاسبية

يتعلق الأمر بوثيقة أساسية بالنسبة للمحاسبة وهي تجمع كافة العمليات المسجلة في المستندات المحاسبية (البنك والصندوق)، كما أن هذا السجل يعتبر أيضا بمثابة مرجع من أجل إعداد التقارير المالية

الرقم الترتيبي للعملية	المرجع	تاريخ العملية	بيان العملية	المبلغ	الرصيد
مداخيل	مصاريف
			المنقول	……………..
01
02
03
04
05

يعتبر السجل اليومي سجلا جامعا لكل العمليات سواء منها التي تم أداءها عن طريق البنك أو تلك التي تم أداءها نقدا. وتقيد كل عملية على حدة في السجل بمراعاة التسلسل الزمني مع الإشارة إلى مراجع الأداء (فاتورة، سند الصندوق…).؛

سجل البنك

تقيد في سجل البنك جميع المداخيل التي تم استخلاصها و جميع المصاريف التي تم أداؤها عن طريق البنك بواسطة الشيك؛

الرقم الترتيبي للعملية	المرجع	تاريخ العملية	بيان العملية	المبلغ	الرصيد
مداخيل	مصاريف
			المنقول	……………..
01
02
03
04
05

ملحوظة: للتأكد من رصيد الحساب البنكي المقدم من طرف البنك يجب المقابلة بين العمليات المسجلة في سجل البنك وتلك المسجلة في الكشوفات البنكية

سجل الصندوق

تقيد في سجل الصندوق جميع المداخيل التي تم استخلاصها و جميع المصاريف التي تم أداؤها نقدا، ويمثل الأداء نقدا استثناءا، في حين يعتبر الأداء عن طريق الشيك هو القاعدة

الرقم الترتيبي للعملية	المرجع	تاريخ العملية	بيان العملية	المبلغ	الرصيد
مداخيل	مصاريف
			المنقول	……………..
01
02
03
04
05

تعتبر كل هذه السجلات ضرورية بحيث يتم من خلالها تقييد جميع العمليات المالية التي تم إجراءها. و يتم تحيين الرصيد بعد كل عملية بحيث يكون مجموع رصيدي كل من الصندوق والبنك هو الرصيد المسجل بالسجل اليومي للعمليات. وفي مؤخرة كل صفحة من السجل يعتبر الرصيد منقولا  للصفحة الموالية إذ يجب إعادة كتابته

سجل الجرد

يسجل بسجل الجرد العتاد والمعدات التي تم اقتناؤها أو التوصل بها عن طريق هبات ويدون عليها رقم الجرد الخاص بها

الرقم الترتيبي	نوع التجهيزات	المصدر	المرجع	رقم الجرد	تاريخ الحيازة	القيمة عند الحيازة	تاريخ الحذف	مراجع الحذف
01
02
03
04
05

يتم تحيين سجلات الجرد بصفة سنوية، بحيث يحذف من السجلات العتاد والمعدات الغير قابلة للاستعمال والمتلاشية ويدون محضر في الموضوع. العتاد الصغير والذي تقل قيمته عن 100 درهم (أقلام، أقراص مدمجة …)، بالإضافة للمواد المخصصة للاستهلاك اليومي  مثل حبر الطابعة، لا يسجل بدفاتر الجرد وإنما يتداول طبقا لمبادئ المحاسبة المادية

حفظ وثائق الإثبات

تعتمد المحاسبة عند تسجيلها للعمليات التي تقوم بها الجمعيات على وثائق إثبات قانونية تبين طبيعة العملية وقيمتها. وتكتسي هذه الوثائق أهمية قصوى إذ تعتبر حججا تثبت بأن الجمعية أنجزت فعلا عملياتها بكامل الشفافية في نطاق الأغراض المسطرة في قانونها الأساسي

ويمكن للشركاء والجهات المانحة مطالبة إدارة الجمعية بوثائق الإثبات عن المنح المتوصل بها وإلا فإن المصاريف غير المثبتة تمس بمصداقية الجمعية الداخلية والخارجية و تترتب عنها مسؤولية قانونية أمام المؤسسات المختصة

ويمكن التمييز بين نوعين من وثائق الإثبات ؛

وثائق إثبات خارجية : تطالب بها الجمعية الأطراف الخارجية التي تتعامل معها، مثل الفاتورة أو كشف بنكي

وثائق إثبات داخلية : تحرر من طرف إدارة الجمعية قصد تبرير العمليات المنجزة، مثل وصل المداخيل وسند المصاريف

ويتعين حفظ وثائق الإثبات لمدة لا تقل عن خمس سنوات من أجل تقديمها لدى كل مراقبة من أعضائها أو من طرف الجهات المانحة للتمويل أو المكلفة بمهمة المراقبة

التتبع والتقييم لـ مسك السجلات المحاسبية

تكتسي عملية مراقبة وتتبع بنود الميزانية، وتحيينها بانتظام حسب الأحداث والمتغيرات أهمية خاصة في مجال تسيير مالية الجمعية (حذف مصاريف لأسباب قاهرة …) بحيث تقتضي عملية التتبع والمراقبة إصدار وضعيات مالية بدورية منتظمة تمكن من؛

• تحديد المبلغ الباقي بشكل دوري على مستوى البنك بالنسبة لكل مشروع على حدة
• مراقبة النفقات حسب كل مشروع
• مسك محاسبة، أي تدوين جميع العمليات بالسجلات بشكل يومي، بالنسبة لكل مشروع إذا اقتضى الأمر ذلك
• الإطلاع على مدى التقدم الحاصل في إنجاز المشروع المذكور
• تتبع استعمال الميزانيات المدفوعة
• التمييز بين أموال مختلف الشركاء

التقرير السنوي

يتعين على كل جمعية أن تقوم بإعداد تقرير سنوي وأن تعرضه على أنظار الجمع العام. ويتضمن هذا التقرير النتائج المحصلة بالنظر إلى الأهداف المحددة. كما أنه يعكس الحالة الصحية المالية للجمعية. ويشتمل هذا التقرير على مختلف المداخيل/ المصاريف المنجزة خلال السنة، والوضعية الإجمالية للخزينة (البنك والصندوق) والوضعية حسب كل مشروع. وأخيرا، من المهم أن تتم الإشارة في هذا التقرير إلى مختلف النواقص أو المشاكل التي تمت مواجهتها وكذا الدروس المستخلصة

وللإشارة فإنه تطبيقا لمقتضيات الفصل 32 مكرر مرتين، من الظهير الشريف الصادر بتاريخ 15 نوفمبر 1958 الخاص بتنظيم حق تأسيس الجمعيات، فإنه “يتعين على الجمعيات التي تتلقى دوريا إعانات يتجاوز مبلغها عشرة آلاف درهم من إحدى الجماعات و المؤسسات العمومية أو الشركات التي تساهم الدولة أو الجماعات والمؤسسات السالفة الذكر في رأسمالها كليا أو جزئيا، أن تقدم حساباتها للهيئات التي تمنحها الإعانات المذكورة“؛

ويمكن اعتماد نموذج التقرير المالي المرفق بهذا الدليل مع ضرورة تكييفه مع خصوصيات المجال المتواجدة فيه المؤسسة. و يجب أن يتضمن التقرير الوضعية المالية الإجمالية للجمعية وأن لا يقتصر فقط على الإعانة المقدمة من طرف الأكاديمية. ويرسل هذا التقرير إلى كل من مجلس تدبير المؤسسة والنيابة الإقليمية التي تتواجد المؤسسة داخل ترابها قبل 15 يناير من السنة التي تلي تلقي المنحة أو الإعانة؛